Suatu hari Ben, tim marketing Hotel Flo, menelponku.

“Hello Rei, ada progress dari PT Dolf?”

Langsung kuintip daftar aging dari account receivable (AR). Ada tunggakan PT. Dolf sebesar IDR 27 juta, masuk hitungan 60 hari berjalan.

Ben agak panik, ia harus memberi keputusan. Hutang PT. Dolf di Hotel Flo jumlahnya lebih tambun, bikin ketar-ketir

Beri surat peringatan lanjutan atau tamu-tamunya paid by P/A?

P/A istilah kode dari personal account. Sedangkan COA artinya pembayaran kamar dibayar oleh company account.

Daftar aging atau aging schedule adalah daftar umur piutang. Asal kata dari age, artinya umur. Singkatnya daftar hutang yang sudah berumur alias menunggak lama.

Tak sedikit daftar perusahaan mejeng di situ. Ada yang sampai berbulan-bulan ketika jejak perusahaan tak dapat ditelusuri lagi.

Kok bisa?

Awalnya tentu saja terdorong ingin membayar dengan cara mencicil. Ada juga alasan karena proses pembayaran yang memakan waktu lama.

Tipe pembayaran fleksibel ini, setidaknya menarik hati para pengusaha. Padahal sama saja, pada akhirnya mesti dibayar lunas.

Proses pengajuannya mirip kartu kredit. Ada 2 referensi sebagai bahan persetujuan. Melalui referensi bank dan referensi kolega dari hotel lain,

Referensi hotel-hotel berisi pengalaman mereka tentang PT. Dolf.  

Meski urusan tagih menagih adalah tanggung jawab akunting, tapi peran sales marketing sangat membantu komunikasi yang buntu.

“Bu Rei, PT. Jess belum ada transfer masuk, janjinya sudah 7 hari lalu,” ujar Kris, Financial Controller.

Nah, itu tandanya saya mesti blusukan ke sana. Bukan menagih, tapi cari tahu, mengapa tertunda.

Urusan ini biasanya lebih moncer dilakukan dari hati ke hati ketimbang cara debt collector yang kaku.

Asosiasi Sales Marketing, ajang tukar info.

Satu kali dalam seminggu, AR dan tim sales berdiskusi, berembuk, saling tukar informasi.

Bisik-bisik di belakang layar, tim sales marketing pun gencar. Tak tinggal diam, apalagi hari gini, cash flow menjadi pusat perhatian.

Mau curhat boleh, mau intip ke hotel sebelah juga boleh. Dulu, wadahnya di HSMA, Hotel Sales Marketing Association.

Jangkauannya di setiap kota, bahkan nasional.

Kami saling tukar informasi ringan saja. Membantu hotel dalam hal apapun, termasuk urusan tagih menagih.

Terkadang pada kasus gagal bayar, tim sales hadir sebagai mediator yang fair bagi pihak akunting dan pelanggan.

Hutang dibayar dan hubungan di masa depan pun terjalin baik, itu tujuan utamanya.

“Maaf Bu, pembayaran ditunda, disalurkan proyek di luar pulau dulu,” begitu alasan Akuntan di PT. Cross, saat kuberkunjung.

Wajahnya tertunduk malu. Alasannya tidak ditutup-tutupi. Ini lebih baik ketimbang gencar ditelpon staf kredit.

Bisik-bisik seputar hutang langganan yang macet, informasinya tidak boleh sembarangan.

“Pembayaran PT. Cross lancar aja kok, meski slow payer,” ujar Neta.

“In my opinion, just take it!” Dalam kondisi low akupansi, ya ambil saja bisnisnya. Pertimbangan ini mengandung resiko jika asal-asalan.

Ini obrolan dalam diskusi kecil. Selanjutnya? rahasia dong.

Setiap pertemuan dibahas isu-isu terkini, Ada bahasan tamu yang skipper alias kabur.

Ada juga perusahaan palsu yang coba tipu-tipu, selain soal wanprestasi pelanggan.

Jika terbuai, tamatlah cerita, terbujuk rayuan. Seperti kisah di hotel tetanggaku ini.

Akunya, ia diutus perusahaan terkenal di Jakarta. Konfirmasi telah disepakati, 12 kamar, menginap 3 malam. Pembayaran saat check-in.

Dwi, sales manager percaya saja. Ini yang menjadi biang kerok. Akar masalah karena menabrak SOP. Tengilnya, ia gak lapor tim marketing. “Last minute group!” jelasnya pede.

Ternyata, tamu check-in larut malam, itupun hanya 2 orang. Sisanya blas kamar kosong. Padahal kondisi hotel fully booked.

Si tamu check-out pagi-pagi buta, tanpa lapor resepsionis.

Ditengarai, sebelum check-in di hotelku, telah singgah di 2 hotel lainnya dengan modus sama. Kami kecolongan, Bung.

Kompak berembuk, akhirnya pelaku ditangkap. Prosesnya berminggu-minggu. Sales manager yang terlibat diinterogasi bulak-balik sebagai saksi ke kantor polisi.

Bulan berikutnya, bahasan seputar langganan yang slow payer, mangkir bayar, hingga perusahaan yang lenyap ditelan masa.

Tujuannya fokus untuk memulihkan cash flow secara instan. Lha hotel-hotel pun perlu aliran dana yang sehat.

Menagih hutang bukanlah bagian dari job description tim marketing, namun bayaran lancar, membuat cash flow aman.

Banyak hotel memisahkan tugas dan tanggung jawab ini. Pasalnya marketing dan akunting memang beda jalur.

“Ah, bukan kerjaanku lah,” kata Erna.

Sayangnya, di lapangan tak seindah pena di atas kertas. Perjanjian dalam kontrak, kadang dilanggar pelanggan. Jika tak bayar, sales marketing yang kena.

Bagi sales marketing, hoteliers, sebelum segalanya terlambat, ada 3 langkah persiapan sebelum kredit diajukan kepada Akunting.

1. Ketahui bibit, bebet, bobot perusahaan itu.

Apakah perusahaan atas sistem kekeluargaan, holding company atau berkantor guna proyek sesaat?

Suatu hari, Pak Jod, datang ke hotel, memesan beberapa kamar untuk para manager.

“Perusahaan baru, Bu,” katanya, saat kuminta kartu nama.

Tiga hari kemudian, saya dan 2 kolega mendatangi kantornya di area SCBD, Jakarta.

Kantor itu apik. Tampak 2 staf sibuk di balik meja kerja. Ada foto-foto top manajemen terpasang di ruang tamu. Di sudut ruang, daun fiddle leaf menambah cantik ruangan.

Mantap! Tak ragu lagi. Pembayaran dengan 14 days invoicing pun disetujui.

Enam manager check-in. Mereka senang, kami pun senang.

Tiba jatuh tempo, pembayaran tentu kami tunggu.

“Hilang kontak Bu!” jelas staf akunting melapor.

Mulut manis, hati berkait, tamu tak dapat dihubungi. Saya dengan Dwi blusukan ke kantornya.

Koridor sepi, pintu kantor tutup. Kuintip di balik kaca, kosong.

Saya langsung ke kantor building manajemen. “Sudah tutup Bu. Memang 3 bulan saja disini,” ujarnya.

Kami pulang, lunglai. Kaget, sedih, campur aduk.

Lalai dalam cek referensi hotel, akibatnya muncul masalah. Hotel gak main-main, hukumannya potong gaji ramai-ramai. Ah!

2. Mengenal minimal 3 kontak.

Tahu, belum tentu kenal. Kenal baik dengan direktur, manager atau supervisor selain sang booker dari perusahaan itu.

Mereka akan menyambut baik bila kita bersilaturahmi.

Jika masalah menghadang, hubungi salah seorang. Silaturahmi membuka jalan  komunikasi yang lancar untuk segala urusan.

Tim leader mesti mengenal the top manajemen. Setidaknya ini pun mendukung hubungan anggota tim dalam berkomunikasi baik.

3. Referensi penting dari bank dan hotel-hotel.

Credit Manager siap dengan data akurat dari bank.

Dalam waktu bersamaan, marketing terhubung kawan-kawan di HSMA.

Bagaimana track record perusahaan ini? Apakah di hotel tetangga, aman-aman saja?

Pengawasan rapi di internal tim sales & marketing dilanjutkan eksternal cek dalam wadah HSMA, ini langkah yang baik sebagai antisipasi.

4. Tim marketing memantau sales account masing-masing

Memantau bisa saja hanya mengawasi dari jauh.

Mendampingi, lebih mengawal dan terlibat. Namun jangan terlibat terlalu jauh sebab berpotensi muncul modus penyelewengan.

Yang menjual, tidak boleh menerima bayaran. Mesti melalui jalur akunting. Segala sesuatu dalam perannya masing-masing.

Yang menawarkan, gak boleh juga memberi rekening pribadi.

Pelanggan mesti cermat dalam hal ini. Tidak terkecoh dengan sistem asal-asalan ya.

Setiap kali kontrak dimulai, sebagai team leader, saya mesti memeriksa usia aging ini.

Berapa piutang  hotel dan masuk ke hari berapa sejak dimulainya saya bekerja,  ini menjadi catatan penting bagiku pribadi.

Jangan-jangan limpahan piutang dari leader terdahulu membuatku repot. Urusan finansial mesti cermat dan teliti.

Begitu juga sebelum resign, jumlah piutang kuteliti. Jangan sampai usai kontrak, saya dan tim masih dikejar-kejar pertanggungjawaban. Oh no!

Berapa jumlah total piutang yang sehat di hotel?

Mataku terbelalak, ketika melihat IDR 400 juta dalam aging 30 hari berjalan. Ini angka fantastis di hotel berbintang 5.

Jumlah tertinggi, lebih dari dua milyaran. Ini bikin saya gemetar! jumlah terburuk yang pernah kualami. Angka terbanyak dengan masa penagihan terlama lebih dari 365 hari.

Rerata total jumlah piutang lima ratus jutaan masih tetap sehat asalkan umurnya tak lebih dari 60 hari.

Ini masih jempolan. Lebih dari itu, lampu kuning. Apalagi jumlah milyaran. Akunting harus kerja keras nih! Lalu marketing?

“Business is business!” jelas Bos.

“Kudu tegas ketimbang daftar aging gendut. Kita juga gak ketiban pulung,” ujarnya.

Listrik yang mesti dibayar, gaji karyawan yang tak dapat mulur alias tunda tanggal. Supplier bahan pangan yang mesti tepat waktu dibayar, solar, gas, itu semua mengandalkan cash flow yang sehat.

Menunda-nunda pembayaran sama dengan membuat hotel merana.

“Selamat pagi. Bapa, Ibu, grup PT Dolf lunas,” begitu info dari Chief Accountant.

Urusan tagih menagih akan lancar-lancar saja asalkan tim marketing dilibatkan dengan luwes dengan pelanggan.

Para langganan disiplin, taat aturan dan bayar tepat waktu saja. Ini wujud kemesraan yang tak cepat berlalu.

Salam hospitality.

*Nama-nama disamarkan.

*Tulisan tidak bermaksud menyinggung pihak manapun.

Bacaan: Ada Kabar Pemotongan Gaji Karyawan Hotel yang Belum Dilunasi Panitia?, Kompas.com, 23/01/23