“Selamat siang Reservasi, saya Neira, mau booking kamar”.

“Selamat siang Bu Neira. Tanggal berapa check-in?

“22 Oktober, pakai voucer kamar ya”.

“Mohon diinfo nomor voucernya, Bu Neira?.

“IB 123543”

“Baiklah, sebentar kami cek dulu Bu”, jawab Reservasi

Tak lama kemudian..

“Mohon maaf Ibu Neira, tanggal 22 Oktober belum bisa digunakan, silahkan ada tanggal lain?”

“O, nanti saya kabari lagi ya. Terima kasih”.

Itulah percakapan Neira saat melakukan reservasi kamar ke Hotel Aurora. Ia ingin check-in tapi permohonan ditolak. Kenapa ditolak?

Ada beberapa alasan mengapa permintaan ditolak. Namun sebelum tahu alasannya, yuk kita pahami dulu seputar voucer kamar.

Terdapat 2 tipe voucer yang dikeluarkan hotel:

1. Berbayar. Ada yang dinamakan gift certificate, exclusive voucher, reward certificate.
2. Tidak berbayar alias gratis. Sebutannya room certificate, complimentary room voucher, room voucher atau voucer kamar.

Beda hotel, beda pula penyebutan jenis voucernya. Tak masalah.

Apa kesamaannya? Voucher dibawa tamu ketika check-in tanpa membayar langsung di tempat. Saat check-out hanya menandatangani guest folio di meja resepsionis.

Apa pula perbedaannya?

“Selamat pagi Rei, saya mau beli voucer kamar, bisa dibantukah?”. Itu pesan teks whatsapp Pak Sam.

Pak Sam pelanggan setia, ingin memberi hadiah ulang tahun perkawinan ke-5 kepada Mr. Paul, HRD Manager di perusahaannya.

Pak Sam membeli voucer kamar suite untuk menginap 2 malam termasuk makan pagi dan makan malam, akan disiapkan. Voucer akan diberikan jika pembayaran lunas.

Dalam selembar voucer kamar, tercantum data detail mengenai:

1. Tipe kamar (Room type)
2. Masa berlaku (30 hari, 2 bulan, 3 bulan)
3. Tanggal kedaluwarsa. (Expired date)
4. Tambahan benefit selama menginap. Misalnya termasuk makan pagi, makan malam, spa. Gratis kamar saja, ditulis Room Only, disingkat R/O, itu istilah hotel.
5. Menyebutkan nama acara. Misalnya lomba menulis Hotelier Writers, distributor gathering, ulang tahun Kompasiana, international mining exhibition.

Ada voucer tanpa nama pemilik artinya voucer bisa pindah tangan. Jika tertera nama Anda, yang check-in haruslah pemilik voucer.

Meski hotel fleksibel terhadap hal ini., namun kebanyakan hotel akan ketat turut aturan, pasalnya bisa jadi voucer gelap. Ya, setuju!

Sumber voucer berbayar, diberikan secara gratis:

1.  Membeli via online booking

Voucer diganti menjadi selembar data digital, dilengkapi booking code. Harga dan benefit tercantum disana.

Traveloka, Tiket.com termasuk OTA dengan sistem simpel yang banyak dipakai pembeli.

Pembelian voucher secara online, kerap dilakukan Hotelier Writers. Caranya, pemenang lomba mengajukan tanggal check-in. Kemudian Admin membuat reservasi via OTA sekaligus pembayaran lunas.

Admin mengirimkan kofirmasi kepada pemenang lengkap dengan kode pemesanan kamar.

Bagaimana prosedur check-in? Hanya menunjukkan bidik layar dari HW. Mudah bukan?

Proses check-in normal aja. Anda dapat membaca tulisan “Untuk Apa Bayar Deposit Saat Check-in” sebelum check-in sebagai panduan.

2.  Membeli voucher melalui website hotel untuk diberikan kepada seseorang sebagai hadiah.

Cara yang lebih efisien. Hanya aku dan Hotel yang tahu.

3. Membeli melalui kesepakatan barter hotel dengan perusahaan tertentu (barter agreement)

Contohnya Hotel Aurora mengadakan kesepakatan dengan Kompas TV, radio lokal, Koran Kompas, majalah terbitan domestik atau internasional.

Pada voucher diberi keterangan, misalnya ‘barter agreement with Kompas TV”.

Cara ini urusan dapur Tim Marketing sajalah ya.

4.  Pembelian voucer secara langsung.

Roro menghubungi bagian reservasi atau tim marketing untuk keponakannya yang hendak berbulan madu. Harga voucer sudah dipatok hotel.

Demikian tipe voucer berbayar sama dengan tamu membeli voucer lunas tapi check-in kemudian hari, sesuai masa berlaku.

Biasanya Reservasi akan langsung meluluskan permintaan karena kamar telah lunas dibayar.

Bagaimana untuk mendapatkan voucer kamar gratis?

1. Memenangkan door prize, lucky winner, kuis yang diselenggarakan hotel.

Ada musim bagi-bagi hadiah untuk merayakan HUT perusahaan, Hari Kemerdekan RI, hotel yang baru buka alias soft-opening.

Hotel menyelenggarakan secretary gathering, VIP gathering, travel mart. Acara lomba gowes, fun running, press conference, product launching. Siapa mujur dia dapat.

2.  Sponsor acara khusus.

Seperti yang dilakukan Blue Sky Hotel Balikpapan menjadi sponsor event Puisi Hospitality. Hotel GH Universal Bandung memberi apresiasi kepada member teraktif Hotelier Writers.

Kompensasinya? Ya, penyebutan nama hotel. Efeknya terasa pada traffic website hotel. Begitulah.

3.  Pemberian hotel sebagai apresiasi.

Bentuk apresiasi bagi perusahaan yang loyal terhadap hotel. Pemberian voucer kepada mereka sebagai bentuk penghargaan tertinggi.

Pun saat sales trip, voucer kamar lebih simpel dan praktis dibawa sebagai gift yang bernilai.

Sistem kerja voucer kamar

Setiap hotel memiliki room allotment atau jatah, kuota sebanyak 2 atau 3 kamar per hari. Ini tertuang dalam business plan. Dalam sebulan, bujet tidak melebihi 60 kamar jika tak mau dibilang over budget.

Paling tidak 3 kamar per hari sanggup diberikan jika okupansi sekitar 50% - 75%. Lebih dari itu reservasi perlu persetujuan manajemen. Namun bila okupansi rendah, bisa saja Reservasi leluasa memberi 5 hingga 7 kamar.

Inilah alasan mengapa Hotel Aurora menolak pemesanan kamar Bu Neira, padahal tingkat hunian hotel hari itu baru 90%. Bisa jadi okupansi hanya 80% tapi jatah yang sudah maksimum, penyebab reservasi kamar ditolak.

Voucer komplimen bukanlah pendapatan hotel, maka biaya voucer dibebankan kepada Departemen Sales Marketing sebagai biaya promosi.

Karena itu voucer tak dapat diuangkan. Hotel tidak mengeluarkan biaya pengeluaran untuk selembar voucer komplimen.

Bagaimana jika kondisi kamar penuh, fully booked? Besar kemungkinan pemesanan kamar langsung ditolak apalagi jika booking mendadak.

Tetapi tak perlu kuatir, staf reservasi akan memberi alternatif tanggal sepanjang masa berlaku voucer belum berakhir. Sip!

Maka reservasi kamar sebaiknya dilakukan jauh sebelum tanggal kedaluwarsa. Apalagi bila masa berlaku voucher mepet.

Bila kamar penuh, Anda masih punya kesempatan menyusun jadwal check-in lagi. Ok?

Nah ini yang penting diketahui. Masa panen hotel itu tergantung musim. Misalnya tahun baru, imlek, liburan, event international. Periode ini disebut black out dates.

Voucer tidak berlaku pada masa high season atau saat ramai bookingan. Jadi jangan ngambek kalau reservasi ditolak ya. Iya dong!

Voucer kamar bagi hotel itu alat promosi yang jitu guna melambungkan brand hotel. Semakin royal, kian dikenal publik sebab secara detail tamu dapat merasakan kualitas produk dan level pelayanan.

Tamu dapat berpromosi dari mulut ke mulut jika pelayanan staf baik.

Ingin mendapatkan voucer gratis? 

Sesekali kunjungi akun Instagram, IG hotel kesayangan Anda. Mereka sering bagi-bagi hadiah untuk sebuah kuis menarik. Coba aja.

Voucher itu senilai harga kamar. Misalnya kamar Studio seharga IDR 1.4 juta, Executive Room IDR 1,1 juta, Business Room IDDR 900k. 

Staycation itu menambah pengalaman dan pengetahuan. Semakin aktif bersosialisasi, peluang menginap gratis lebih besar.

Demikian, tulisan ini Admin akhiri. Jika ada pertanyaan silahkan berkomentar.

Apakah bermanfaat ulasan ini? silahkan klik, beri tanda cinta, tanda melekat kepada Hotelier Writers.

Salam hospitality,